導入の流れ

それでは実際にGoogle Appsを導入してみましょう。導入の流れとしては6つのステップがあります。

まず、申し込みとログインをしましょう。Google Apps ホームページにて、 「機能比較とお申込み」をクリックして利用を開始します。その後、コントロール パネルにアクセスをして申し込みをしましょう。申し込みが完了したら、ドメインの所有権の確認を行います。申込みをする際に使用したドメインを所有しているかどうかを確認して、Google Appsを有効にするのです。ただし、申し込み・ログインの時点で新しいドメインを購入した場合には、このステップは既に完了している状態にあります。確認方法としては、サイトに所定のファイルをアップロードする方法とドメインに所定のTXT レコードを作成する方法があります。確認ができましたら、Google Apps のカスタマイズを行いましょう。Google Apps は、組織全体に適用するさまざまな設定を簡単に変更することができるのです。コントロール パネルでロゴをアップロードして、ログインページやアプリケーションに表示することもできます。その他にも、サイトのウェブページを作成して公開したり、Google Apps と既存の IT システムを統合したりすることができるのです。

カスタマイズが完了したら、ユーザー アカウントの作成をします。コントロール パネルから必要な数のユーザー アカウントを作成することができるのです。ユーザーアカウントを作成することによってこの後の データの移行とメールの有効化が可能になってくるのです。ドメインの「Mail Exchange (MX) レコード」というものを設定して、メール配信を有効にすることができるのです。ちなみにこちらも、申し込み・ログインで新しいドメインを購入した場合には、既に完了しています。 MX レコードではドメイン宛のメールの配信先を指定することができます。 MX レコードの変更手続きはドメインのホスティング会社によって異なりますが、MX レコードの変更が反映されるまでには 48 時間程度かかることもあります。これらのステップが終わりましたら、最後に Google Apps の導入が完了します。ユーザー アカウントを作成してサービスを有効にした後、ユーザー宛にGoogle Apps の利用について案内が送られます。スムーズに導入することができるように、通知メールのサンプルやトレーニング資料へのリンク、導入ガイドなども用意してくれていますので安心ですね。

GoogleAPPSに関しては、そのツール自体の機能の充実はもちろんおこと、各種設定のヘルプサポートの充実や、設定自体が簡単で誰でも設定可能なところも人気のひとつになっています。従業員が各自で設定も可能ですし、または学生さんやパソコンをあまり使用したことの無い方でも簡単に導入できるようになっています。職場復帰を目指すリワークプログラムでも導入や設定が比較的簡単なGoogle Apps導入をプログラム内容に入れるなど、簡単な作業で導入することが出来ます。