メリット・デメリット

利用しやすいポイントをあげてきましたが、Google Appsの中でもメリット・デメリットは存在します。

まず、Google Appsを利用する際のメリットについてみてみましょう。人によって感じ方はさまざまですが、メリットのひとつとして「Google Appsを導入した後、数年たってもシステムが陳腐化しない」ということがあげられるでしょう。Google Appsではなく自分で構築したシステムの場合には、導入した当初は最先端のシステムであったとしても、数年後には、バージョンアップをしないとシステム追いついてこずに、陳腐化してしまうのです。しかしGoogle Appsは、日々Googleが機能の改修や追加を行ってくれています。なので、いつまでも世界最先端の技術を利用することができるのです。しかもバージョンアップの度にお金を払う必要がないのも利用者には嬉しいポイントですね。そのほかに、もう1つのメリットは「携帯電話から利用できるシステムであること」があげられます。近年では、ほとんどの人が携帯電話を所有しています。いつでも持ち歩いている携帯電話から使用できるかできないかで、そのシステムの利用率は大きく変わってしまうといえるでしょう。その点、Google Appsは、ほとんどの携帯電話から利用することができますので、利用率は高くなります。

それでは反対に、今度はデメリットとなる点があるかみていきましょう。Google Appsを利用する上で、多くの人はデメリットを感じないのではないでしょうか。しかし、今まではメールシステムが社内や学内などにあったために、機密情報もメールでやり取りしている企業も少なくありません。元々、インターネットメールはそれほど機密性が高いものではありませんので、メールシステムが携帯電話に対応していることで外に出してしまうと、企業の機密情報が漏洩してしまう可能性が高くなってしまうのです。機密情報に関しては持ち出さないようにするなど、企業によって情報のやり取りに関する基準などをつくっていくようにしましょう。

また、行政機関や病院といった公共性が高く個人情報保護が特に厳しく設定してある機関に使用する際は注意が必要です。少しでも情報流出の疑いがあるときは、Google Appsにセキュリティー強化の助言を聞いたり、各種ベンダーが販売するセキュリティー強化のツールを使うようにしましょう。特に病院などでは病院履歴などの流出は大変ですし、または、精神病やリワークプログラムを行っているカウンセリング機関や心療クリニックなどにおいては、それらの情報が漏えいした際は、更に精神疾患患者の精神状態を悪化させてしまう恐れがあるので、徹底的なセキュリティー管理を行うようにしましょう。